Publicada em 20/01/2014 às 10h09 (atualizada há 20/01/2014 - 11:53)
fotos Stela Marys
Presidente Ivanildo e desembargadora Eneida reconhecendo o trabalho dos estagiários
Nesta quinta-feira (16), o presidente do Tribunal Regional do Trabalho da Sexta Região (TRT-PE), desembargador Ivanildo Andrade, visitou as instalações do Arquivo-Geral do órgão, em Vitória de Santo Antão, para acompanhar as atividades de seleção de processos judiciais a serem eliminados.
O presidente pôde conferir o programa de triagem dos autos, realizado por estagiários de Direito e História, que avaliam processos antigos, com mais de 10 anos de arquivamento, que possam ser eliminados. A operação com os estudantes começou em novembro do ano passado, alcançando mais de 15 mil processos analisados e 3.500 cadastrados. “É fundamental estabelecer um tratamento para os documentos produzidos e recebidos por este Regional, que concomitantemente lhes preserve as partes essenciais e evite a superlotação do nosso arquivo”, comentou o presidente.
Nesse programa, os estagiários verificam nos autos a existência de despacho de arquivamento definitivo e sua respectiva data. A partir daí, eles procedem à separação das partes essenciais para conservação e selecionam os processos que podem ser eliminados e aqueles que serão destinados à preservação, segundo critérios estabelecidos pelo Tribunal.
Atualmente, 15 estagiários fazem esse procedimento de triagem e cadastramento no Sistema de Arquivamento e Eliminação Processual (SAEP). Após esse procedimento inicial, o sistema gera uma relação dos processos a serem eliminados, a qual é enviada para apreciação do Núcleo de Gestão Documental e Memória e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal e, se for o caso, encaminhada ao Pleno para votação e publicação do Edital de eliminação.
Marco Antônio, chefe do Arquivo-Geral, e equipe: trabalho intenso de triagem dos processos
O responsável pelo Arquivo-Geral, Marco Antônio Gomes dos Santos, informou que já foram analisados os processos ajuizados nos anos de 1986 e 1987, sendo mais de 122 mil efetivamente eliminados. “Hoje estamos trabalhando em cima dos autos de 1988 e, durante esse procedimento de análise, fazemos uma triagem verificando os processo que podem ou não ser descartados. Só em 2013, descartamos mais de 26 mil autos”, esclareceu. Ele ainda explicou que os processos que tenham alguma pendência ou valor histórico para o Tribunal, são preservados no arquivo ou enviados para o Memorial da Justiça do Trabalho.
Marco Antônio ainda mencionou que o arquivo estava sem espaço para receber processos, tendo que alugar um outro galpão para guardar novos materiais. Segundo o gestor do arquivo-geral, mais de 50% dos autos são acordos, que não chegam a ser julgados, caracterizando documentos que podem ser facilmente descartados. “Hoje, temos que guardar processos por pelo menos 10 anos. Estamos negociando a redução desse tempo para 5 anos, o que ajudaria a reduzir o volume de processos armazenados”, disse.
Parte do acervo do Tribunal, cerca de 195 mil processos ajuizados entre as décadas de 40 e 80, encontra-se no programa de pós-graduação em História da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE), autorizado através de convênio de cooperação técnica e de contrato de responsabilidade de guarda provisória. Nesse programa, os pesquisadores produzem arquivos, dissertações e teses de doutorado. Depois dos trabalhos dos alunos, os processos são devolvidos ao arquivo do Tribunal. Mais de 103 mil processos estão sob guarda permanente no Memorial da Justiça do Trabalho.
O Arquivo-Geral, composto pelo prédio principal com 2.000 m2 e mais três galpões anexos com 1.500m2, armazena quase 1,7 milhão de processos judiciais, além de papelada administrativos. O arquivo conta com uma sala de processamento técnico, onde os estagiários trabalham, que é usada para a realização de vistoria, higienização e cadastramento das peças no sistema de documentação. Por ano, o local recebe em média 50 mil documentos enviados pelas varas judiciais e unidades administrativas do Regional.
Estagiários: programa ajuda na preservação documental e na formação acadêmica
Hélio Batista, 40 anos, aluno do oitavo período de Direito da Faculdade Osman Lins (Facol), situada em Vitória, é um dos estagiários selecionados para o programa de triagem. “Foi uma iniciativa excepcional a contratação dos estagiários para ajudar nessa seleção. Esse projeto nos permite ter conhecimento sobre o andamento dos processos na justiça. Isso poderia ser adotado por outros tribunais”, declarou o estudante.
Outra participante do programa, Aryane Montenegro, 19 anos, estudante do sexto período do curso de História da Universidade Federal Rural de Pernambuco (UFRPE), e que também faz Direito na Facol, considera o trabalho uma experiência única. “Aprendemos como funciona um órgão público e conhecemos como se faz uma peça processual, além de ajudar a preservar autos que tenham importância jurídica e social”, ressaltou a estudante.
O desembargador Ivanildo Andrade encerrou a visita prometendo realizar mais investimentos na área de gestão documental. A perspectiva é promover reformas no prédio do arquivo-geral e realizar a compra de equipamentos para um melhor acondicionamento dos processos. “Temos que correr contra o tempo para catalogar esses documentos e, oportunamente, digitalizar todo esse material para consultas futuras”, destacou o presidente.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO – esse programa de triagem é uma das ações desenvolvidas para atingir o objetivo de promover uma política de gestão documental, estabelecido dentro da perspectiva de processos internos e atuação institucional que compõem o plano estratégico do Tribunal. Acompanharam o presidente nesta visita, a desembargadora do TRT-PE, Eneida Melo Correia de Araújo, o diretor-geral do Tribunal, Wlademir de Souza Rolim e a Chefe do Núcleo de Gestão Documental e Memória, Marcília Gama da Silva.