TRT-PE aperfeiçoa infraestrutura para gestão documental

Há seis anos, sob gestão da então presidente, desembargadora Eneida Melo, o Tribunal Regional do Trabalho da 6ª Região (TRT-PE) definiu nos Projetos 19 e 43 de seu Planejamento Estratégico 2009/2015 (PE TRT6 2009/2015) que o Setor de Arquivo Geral do Regional (SAG), instalado no município de Vitória de Santo Antão, iniciaria um processo de reformas em longo prazo. O projeto 19 visa ampliar a capacidade de armazenamento da unidade, além de otimizar o fluxo documental das Varas do Trabalho (VTs) e arquivos setoriais, enquanto o Projeto 43 objetiva instituir critérios técnicos para eliminação do acervo físico. Iniciadas em 2010, as melhorias seguem a pleno vapor. 

 

A coordenadora do Núcleo de Gestão Documental e Memória do TRT-PE, Marcília Gama, que atua desde o início do processo de reogarnização do SAG, destaca os benefícios trazidos pela aquisição das novas estruturas para abrigar os processos. “A importância é uma melhor estruturação do espaço físico do Arquivo para receber os processos que precisam desocupar as Varas e realizar plenamente o fluxo informacional, recolhendo o acervo e guardando-o em condições adequadas”, avalia. 

 

O prédio do SAG, original de 1972, vem passando por constantes mudanças para adequar melhor o espaço de armazenamento de toda massa do documental gerada pela Justiça do Trabalho em Pernambuco. Uma dessas mudanças foi a aquisição das mini porta pallets, em 2014. Trata-se de grandes estantes de aço, chumbadas ao chão, que medem cerca de 3 metros de altura por 1 metro de largura e suportam até 400 quilos por prateleira. O espaço, antes composto por estantes fixas de alvenaria, teve sua capacidade duplicada com o uso dos novos equipamentos.

 

 

Além da maior verticalização do acervo, as novas estantes viabilizam uma organização mais funcional dos autos, armazenados em grandes caixas de papel kraft, um tipo mais robusto e adequado para o arquivamento. “Organizados e guardados nesses compartimentos, os processos são mais facilmente localizados, já que todas as caixas são etiquetadas com uma a seqüência numérica, o que facilita a busca”, explica Marcília. Ela realça que, com as caixas, os processos estão mais bem protegidos contra intempéries e pragas como ratos, baratas e cupins. 

 

Outra aquisição visando a racionalização dos processos foi a de arquivos deslizantes. Instaladas em trilhos, as estruturas verticais possibilitam uma melhor proteção dos materiais e um ganho de espaço em torno de 70% quando comparadas aos arquivos convencionais. Hoje, o acervo conta com 41 arquivos deslizantes e a projeção é de aquisição de mais seis equipamentos deste tipo. 

 

 

Diante da grande quantidade de processos, o SAG conta com espaços extras para armazenamento. Em 2012, um galpão de 800m² foi alugado e, hoje, está totalmente verticalizado de acordo com as novas determinações. Em agosto de 2015, um novo galpão, com 2700m², foi locado e passa por reformas estruturais para receber os autos. “Com o último galpão alugado e condições físico-estruturais mais adequadas, conseguimos de imediato, a devolução de dois galpões que estavam em estado precário, promovendo uma economia para o Regional e uma melhor apresentação e conforto para a guarda do acervo”, frisa Marcília Gama. 

 

O novo espaço terá capacidade para arquivar entre 1 milhão e 1,5 milhão de processos, e, quando finalizado, dispensará a necessidade de um segundo galpão.  A expectativa é que, até dezembro de 2016, todo o acervo esteja verticalizado. 

 

 

 

Projeto 43 - Também previsto no PE TRT6 2009/2015, o Projeto 43 visa estabelecer diretrizes para o processo de avaliação e eliminação criteriosa do acervo do SAG.  O TRT-PE foi um dos tribunais pioneiros no Brasil a estabelecer um projeto de gestão documental do tipo. A primeira etapa do projeto foi realizada em 2011, com a reorganização do acervo e a realocação dos processos de caráter permanente de 1941 a 1985, com uma parte destinada para o Memorial da Justiça do Trabalho e outra, referente ao período militar, para o Programa de Pós Graduação em História da UFPE, para subsidiar as pesquisas sobre a época. 

 

Em 2013, o desembargador Ivanildo da Cunha Andrade, presidente do Regional no exercício do biênio 2013-2015, em parceria com a Faculdade Osman Lins (Facol), de Vitória de Santo Antão, convocou 24 estagiários do curso de Direito da unidade de ensino para auxiliar a triagem e a catalogação dos processos a serem eliminados. O acordo permanece em vigor e cerca de 350 mil processos já foram avaliados, triados e catalogados para, assim, passarem pela etapa de eliminação.
 

 

 

Primeiramente, foram analisados os autos que não apresentavam nenhuma pendência, os resultantes de acordo, considerados de baixo teor informacional e pouco interesse para pesquisa. A eliminação, juntamente com a utilização do Processo Judicial Eletrônico (PJe-JT) – implantado na gestão do então presidente do Regional no biênio 2011-13, desembargador André Genn de Assunção Barros, um entusiasta das novas tecnologias e da plataforma eletrônica do Judiciário - diminuirá os problemas de espaço e superlotação do Arquivo-Geral e reduzirá os gastos com armazenamento.